Agile Transformation: Rasch loslegen und schnell anpassen

Agile Transformation: Rasch loslegen und schnell anpassen

von Bernhard Steimel 20. Februar 2017

„Agile ist eine Philosophie oder eine Lebensweise“, sagt der Agile-Experte Conrad Rentsch, Senior Managing Consultant bei IBM Interactive Experience. „Es geht darum, eine Vision zu haben, einfach loszulegen und sie dann unterwegs anzupassen. Man kann das auch noch kurzer ausdrücken: Start small, think big, move fast“

In den deutschsprachigen Ländern gibt es noch viele Unternehmen, die mit den ganzen Begriffen rund um die Digitalisierung und die agile Transformation nichts anfangen können. Sie sind auf der Suche nach einer Strategie, die an ihre jeweilige Branche und ihr geschäftliches Umfeld angepasst ist. Dabei zeigen sich im deutschsprachigen Markt immer wieder relativ starke Berührungsängste, die etwa in der US-Wirtschaft nur selten zu spüren sind. Häufige Problemthemen sind Transparenz und Privacy. „Wenn ich mit einem Unternehmen über Cloud-Lösungen spreche, tauchen sehr schnell Vorbehalte auf“, beschreibt Conrad Rentsch seine Erfahrungen.

Es gibt zwei oft gestellte Fragen: Erstens wollen Unternehmen wissen, wo die Daten gespeichert werden. Besonders bei US-Unternehmen taucht oft die Frage auf, ob die Datenspeicher in den USA oder in Deutschland sind. Zweitens interessiert Unternehmen der Datenschutz und ob eine entsprechende Lösung integrierte Maßnahmen („Privacy by Design“) besitzt oder sie nachträglich implementiert sind.

Die Unternehmen stehen hier vor großen Herausforderungen, die auch Organisationsform betreffen. Eines der Kernelemente der agilen Transformation oder Digitalisierung ist Collaboration, die intensive Zusammenarbeit von unterschiedlichen Fachbereichen. „Vor allem die IT-Fachfunktion, aber auch andere Bereiche definieren sich traditionell über ein starkes Silo-Denken,“ sagt Conrad Rentsch. „Vor allem die Organisation über virtuelle Kanäle (mit Collaboration-Tools) und die globale Skalierung sind dann schwierig.“

Design Thinking als Methode

Ein Unternehmen sollte die ersten Schritte vorsichtig beginnen und zuerst überlegen: Was bedeutet Digitalisierung eigentlich für uns? Diese Frage muss in jeder Branche jeweils unterschiedlich beantwortet werden. Ein einfaches Beispiel sind Unternehmen in der industriellen Produktion. Hier geht es beispielsweise um mitdenkende Produktionsstraßen oder das digitale Angebot von Service und Wartung. Dadurch kann der Aftersales-Service relativ schlank gestaltet werden, sodass nicht unbedingt ein Service-Mitarbeiter sofort oder regelmäßig beim Kunden erscheinen muss.

Im Anschluss an diese Grundüberlegung sollte das Unternehmen ein Problem identifizieren, das mit digitalen Technologien gelöst werden kann. Dafür eignet sich besonders die Methodik des Design Thinking. Der erste Schritt ist hierbei die Definition des Problems, das in IBM-Terminologie „Hill“ genannt wird. Darunter ist ein ausformuliertes Ziel zu verstehen, dass im Design-Thinking-Prozess erklommen werden soll. Anschließend wird das Problem aus der Sicht von verschiedenen „Personas“ (Kundentypen) analysiert.

„Die Grundfrage ist ganz einfach: Womit kann ich den Endkunden glücklich machen“, sagt Conrad Rentsch. Design Thinking fragt nicht danach, was im Unternehmen geändert werden muss. Im Vordergrund stehen stattdessen Überlegungen, wie dem Endkunden geholfen werden kann. Dazu müssen Unternehmen analysieren, welche Fähigkeiten sie haben und sie den Kundenwünschen zuordnen. Erst auf diesem Weg kommen sie zu kundenzentrierten Anforderungen, die mit digitalen Technologien umsetzbar sind.

Design Thinking ist dabei für viele Unternehmen neu und ungewohnt. Für diese Methode ist eine etwas spielerische Arbeitsweise mit Post Its und Zeichnungen typisch. Ergänzt wird dies durch eine offene Kommunikationskultur, bei der niemand vorne steht und einen Monolog hält. Diese Vorgehensweise ist in eher traditionell organisierten Unternehmen ungewöhnlich. Beim Design Thinking ist es üblich, dass jeder Mitarbeiter, der mit dem Problem zu tun hat, auch tatsächlich am Prozess beteiligt wird. „In hierarchisch organisierten Unternehmen gibt es oft das Problem, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, mitzureden und eigene Beiträge zu leisten“, sagt Conrad Rentsch.

Beteiligung aller betroffenen Mitarbeiter

Für die einfache Zusammenarbeit auf Augenhöhe nutzt IBM sogenannte Design Studios – weltweit verteilte Räumlichkeiten, in denen in angenehmer und kreativer Atmosphäre gearbeitet werden kann. „Bei einem unserer Kunden haben wir das gesamte Topmanagement, aber auch den Fieldservice eingeladen“, erläutert Conrad Rentsch seine Vorgehensweise. „Dadurch waren auch diejenigen Mitarbeiter beteiligt, die tatsächlich mit der endgültigen Lösung arbeiten müssen. Das hat natürlich erhebliche Aha-Effekte erzeugt, weil hier plötzlich Mitarbeiter mit dem CEO zusammensaßen und gearbeitet haben, die ihn sonst nur von Fotos kennen.“

Über einen solchen Design-Thinking-Prozess ist es möglich, Mitarbeiter an der Gestaltung von Produkten und Lösungen zu beteiligen, die diese später verkaufen oder betreuen müssen. In vielen Unternehmen ist diese interaktive Zusammenarbeit und Kommunikation über mehrere Hierarchie Ebenen hinweg ungewöhnlich. Deren Mitarbeiter sind es im Normalfall nicht gewohnt, Meinungen zu äußern, die dann auch als wichtig und richtig eingeschätzt werden.
Der große Vorteil solcher Methoden zur Ideenfindung: Sie können nicht nur in einem Workshop eingesetzt werden, sondern führen auch weiter in die eigentliche Produktentwicklung sowie die endgültige Bereitstellung der Lösung. Es wäre widersinnig, zunächst die Ideenfindung interaktiv zu gestalten, anschließend aber wieder traditionelle, nicht-interaktive Methoden einzusetzen, um die Lösung in den Markt einzuführen.

Design Thinking eignet sich zur Entdeckung von Ideen, die dann zu einem wichtigen Bestandteil eines sehr viel längeren Prozesses der Digitalisierung und agilen Transformation werden. In den entsprechenden Workshops können die Unternehmen vergleichsweise schnell Digitalisierungsinitiativen generieren – ein typischer Zeitraum sind sechs bis acht Wochen. „Bei einem Kunden haben wir innerhalb weniger Wochen gut 30 Ideen generiert, von den anschließend einige in Projekten verwirklicht wurden“, berichtet Conrad Rentsch aus der Praxis.

Das Digitalisierungsteam

Anschließend sollte das Unternehmen ein Digitalisierungsteam ins Leben rufen, das interdisziplinär zusammengesetzt ist. Wichtig ist außerdem, dass sich das Team tatsächlich an einem Ort befindet. Dadurch kommt es schneller zu Ergebnissen als bei räumlicher Trennung. Allerdings ist das in vielen Unternehmen und Projekten nicht ohne weiteres zu verwirklichen, etwa, weil globale Teams gebildet werden müssen. In diesem Fall sind häufige Videokonferenzen ein gutes Hilfsmittel für die Zusammenarbeit.

Sehr praktisch für weltweit verteilte Teams ist eine Always-On-Konferenz. Dabei gibt es einen einzelnen Teamraum, der für die örtlich anwesenden Mitarbeiter ausreichend groß dimensioniert sein muss. Er ist gleichzeitig auch ein Videokonferenzraum, bei dem die Kameras den ganzen Tag laufen, sodass die Mitarbeiter unkompliziert miteinander sprechen können.

Das Team verwirklicht dann in iterativen Zyklen das Projekt. Dabei wird in kurzen „Sprints“ von etwa zwei Wochen Schritt für Schritt ein sogenanntes „Minimum Viable Product (MVP)“ erzeugt. Häufig kann nach Entwicklungszyklen mit einer Gesamtdauer von einem Jahr bereits ein einsatzfähiges Produkt oder ein Service präsentiert werden.
Dabei werden in der Anfangsphase der ersten Sprints teilweise nur Scribbles oder Design-Muster gezeigt und dem Auftraggeber und Endkunden vorgeführt. Dabei ist das Ziel, über Kundenreaktionen den Entwicklungsprozess zu verfeinern. „Dadurch entsteht in kleinen Schritten eine optimale Lösung,“ sagt Conrad Rentsch. „Das Prinzip lautet: Learn and Iterate.“

2 Kommentare

Helmut Karas 21. Februar 2017 at 14:30

Toller Artikel. Offenheit für die Zukunft + Offenheit für Veränderung des Systems + Offenheit für Kooperation mit anderen + Offenheit für Ideen der Coaches und MitarbeiterInnen + Offenheit für (eigene) Fehler + Lernen als Entwicklung.
Methodik ist schlank und partizipativ.

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Bernhard Steimel 23. Februar 2017 at 9:28

danke für die credits

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